健身房開分店，是很多經營者在第一間店穩定之後的下一步。只有一間店的時候，很多問題靠店長記得、櫃檯多問一句就能解決。開了第二間店之後，教練可能要兩邊支援，老闆想知道哪間店真正賺錢，如果開放跨店使用，會員可能會想到另一間店上課，這些事光靠人力已經很難顧好。
很多業者到這個階段才發現，目前用的系統雖然單店用起來很順，卻不太支援多間店共用同一個管理後台。每間店的資料得分開整理，月底還要花時間手動對帳。這篇文章整理了挑選連鎖健身房管理系統時要先確認的 4 個功能，最後附上一份選系統前的檢查清單，給正在規劃健身房多店管理的你參考。
什麼是連鎖健身房管理系統？
連鎖健身房管理系統是讓多間分店共用同一個後台的營運系統。總部和各分店在同一套系統裡管理會員、課程、門禁、帳務和員工權限，資料即時同步。總部可以看全品牌的數據，也能拆開看各分店的表現。
有些管理系統的運作模式比較適合單店，一間店一個後台，資料各自獨立。只有一間店時這樣完全沒問題，但分店一多，就容易遇到這些狀況：
資料分散：每間店各自一個後台，總部要看全貌只能等各店回報，再手動彙整。
規則不一致：同一個方案在 A 店和 B 店的用法不同，會員覺得困惑，員工也容易出錯。
每開一店都要重來：新店的課程、方案、員工帳號都要從頭設定，拖慢展店速度。
一、總部與分店權限分層，降低資料外洩風險
員工變多之後，誰能看什麼、誰能改什麼就變得很重要。單店時期，老闆和店長通常對每位員工都很熟，權限設寬一點問題也不大。開了分店之後，櫃檯、教練、兼職人員一多，如果每個人都看得到所有分店的資料，忙的時候很容易點錯店、改到別間店的交易。兼職或短期人員如果能看到完整的會員個資，一旦離職或帳號外流，品牌要承擔的風險也很大。月底帳對不起來時，沒有清楚的權限範圍，更難查出是哪個環節出了問題。
比較安全的做法，是依職責設定每個人能看、能改的範圍。Fitbutler 的權限設定可以做到這幾件事：
職位權限自訂：總部可以依需求建立職位，例如：總管理者、櫃檯人員、教練，每個功能再分別設定唯讀、新增、修改、刪除權限。像是讓櫃檯可以幫會員報到、查詢資料，但不能刪除訂單。
跨店權限另外開放：「跨店管理」是獨立的權限，只開給需要的人。總部人員可以幫會員跨分店預約、查看所有分店的教練資訊，分店櫃檯則只處理自己分店的事務。
各分店設定 IP 白名單：每間分店可以設定允許登入後台的 IP，員工只能在場館內登入。需要在外處理事務的主管，再另外開放任意地區登入的權限。
重要操作需要特批權限：核准特殊訂單這類高風險操作，只開放給具備特批權限的高階管理者。
員工人數增加、人員進出頻繁時，這些設定能降低資料外洩和人為誤操作的風險。
場館規模再大，角色分工也不混亂 → https://www.fitbutler.ai/operations/staff-branch
二、跨店帳務分開記錄，分店業績算得清楚
開了分店之後，會籍要不要開放跨店使用，取決於品牌的經營方式。有些業者讓各分店獨立販售會籍，會員只能在購買的分店使用；也有業者推出全品牌通用的方案，讓會員可以自由選擇想去的分店。如果你的品牌屬於後者，或是之後打算推出跨店方案，帳務上就會遇到新的問題。例如：會員在 A 店買了課程方案，之後改到 B 店上課，錢是在 A 店付的，課卻是在 B 店上的，這筆營收如果全算給 A 店，B 店等於免費提供場地和服務。B 店的教練幫 A 店的會員上課，銷課紀錄如果沒有算進 B 店教練的業績，也會影響教練的獎金和工作意願。沒有系統分開記錄時，只能每月從各店匯出資料，再用 Excel 一筆筆整理，不但耗時，分店之間也容易為了業績分配起爭議。
就算目前各分店都是獨立經營會籍，選系統時也建議先確認它能不能分開記錄各店的帳務，之後想推出跨店方案時，就不必再換一次系統。Fitbutler 的報表在這部分會這樣記錄：
跨館應收金額清楚列出：會員跨店使用時，報表會列出跨館應收金額，各分店之間怎麼結算有明確的數字可以依據。
教練銷課堂數依場館統計：每位教練在各分店的排課、簽到和銷課堂數都有紀錄，計算業績和獎金時不用再人工整理。
一筆訂單可記錄兩位銷售人員：兩位顧問一起成交的案子，業績可以同時記在兩人名下，也會標示上課教練。
帳算得清楚，分店主管和教練對業績分配才會有信任感，總部也能把月底對帳的時間省下來，花在更重要的營運決策上。
全能報表，銷售數字一覽無遺 → https://www.fitbutler.ai/operations/reports
三、跨店門禁即時同步，會員刷碼直接入場
如果品牌有推出跨店方案，會員就能依自己的生活動線選擇分店，例如：下班去公司附近的分店、週末去住家附近的分店。這時候門禁資料能不能在各分店之間同步就很重要。如果各店的門禁系統沒有串在一起，會員到了另一間分店，櫃檯可能查不到他的會籍資料，只能人工確認後再放行。會員剛續約或更換方案時，其他分店的門禁也可能還沒更新，造成會員進不了場。每次都要人工處理，會員等待時間變長，櫃檯也多了一份工作。
跨店門禁需要即時同步，會員的會籍狀態一更新，每間分店的門禁都要馬上知道。使用 Fitbutler 時，入場流程會變成這樣：
可使用場館由總部設定：每種會籍都可以勾選能使用哪些分店，也能限制最多使用幾間。例如：年約會員全品牌通用，入門方案只限一間分店，兼顧會員的彈性和各店的經營規劃。
掃碼自動審核入場：會員打開 APP 掃 QR Code，系統依會籍資料自動判斷是否符合入場資格，確認後就開啟閘門，刷一下就能進場。
會籍異動各店同步：所有分店共用同一套會員資料，會員在任何一間分店續約或更換方案，到其他分店入場時都會以最新的會籍狀態判斷。
後台遠端開閘門：遇到會員手機沒電、維修人員需要進場等臨時狀況，管理人員不必到現場，從後台就能遠端開啟閘門。
入場不需要櫃檯介入，櫃檯人員可以把時間花在接待新客和處理會員諮詢上，每間分店都能省下不少現場人力。
智能進出場，掃碼進出場館，人流數字一手掌握 → https://www.fitbutler.ai/operations/smart-access
四、品牌統一設定，新分店快速上線
開新分店時，要準備的事情已經很多，系統設定又是另一項大工程。每種課程、每個方案的價格、堂數和使用規則都要重新建立，新分店的店長、櫃檯、教練帳號要逐一設定權限，門禁規則也要配合新場館調整。如果每次都從頭來，很花時間，各分店的設定也容易出現落差。會員在不同分店遇到不同的規則和價格，會覺得困惑，品牌形象也很難維持一致。
最理想的情況，是總部能在品牌層級統一管理這些系統設定，讓新分店直接沿用。例如將會籍與銷售方案集中在同一個後台建立，展店時僅需將新場館勾選納入可使用範圍，不必重複建置。如此一來，新分店就能省去繁瑣的重複設定，迅速上線。
設定可以沿用，新分店就能把心力放在招生和在地經營上，展店的節奏也比較好掌握。
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挑選連鎖健身房管理系統前的檢查清單
如果你正在找健身房管理系統推薦，或是在比較不同的系統，可以先用下面這幾個問題確認系統是否適合多店經營：
會員能不能跨店預約、上課？會籍能不能設定成全品牌通用或限定分店？
跨店門禁是否即時同步，會員到其他分店能不能直接掃碼入場？
分店權限能不能依職位細分，跨店操作能不能另外控管？
跨店消費的營收和教練銷課紀錄，能不能分開記錄、清楚對帳？
新增一間分店要多久才能上線？會籍、方案和權限設定能不能直接沿用？
系統費用會不會隨分店數或員工帳號增加而調漲？
健身房開分店前，是換系統的最佳時機
這時候資料量還少，轉換成本低，也能從一開始就用統一的規則累積營運數據。如果等到有三、四間店才換，要搬移的資料和要重新適應的員工都會多很多。
挑選系統時，收費方式也要一起看清楚。有些系統採階梯式定價，分店數或教練帳號一增加就會觸發升級費用，每多開一間店，系統成本就可能跟著往上調。Fitbutler 採用固定均一價、不限席位的全功能方案，分店增加也不會因此調漲費用。既有的會員資料和課程紀錄可以批次匯入，專屬顧問也會一對一協助規劃轉換流程。想進一步了解換系統的時機和做法，可以參考〈費用隨規模越付越多？場館該換系統的 3 個理由〉。
Fitbutler 健身管擁有 10 年以上的運動產業服務經驗，從大型健身場館到瑜珈教室，都能量身打造營運解決方案。課程排程、分店權限、跨店門禁、帳務報表和金流都整合在同一個系統裡。如果你正在準備開第 2 間分店，歡迎預約 Fitbutler 顧問諮詢，一起盤點目前的營運流程，找到適合你的多店管理方式。
常見問題 FAQ
Q1. 連鎖健身房管理系統和一般健身房管理系統有什麼差別？
一般健身房管理系統多半以單店為單位，一間店一個後台。連鎖健身房管理系統讓多間分店共用同一個後台，會員、課程、門禁和帳務資料即時同步，總部可以統一管理各分店，也能分層設定員工權限。
Q2. 會員在 A 店買課、B 店上課，業績要怎麼算？
建議選擇能分開記錄銷售場館、收款場館和上課教練的系統，再依品牌自己的規則結算。Fitbutler 的報表會分別記錄每筆訂單的銷售場館與收款場館，並列出跨館應收金額，教練在各分店的銷課堂數也有統計，月底結算有清楚的數字可以依據。
Q3. 只有兩間分店，需要用連鎖健身房管理系統嗎？
如果兩間店的會員會互相使用，或是你需要合併查看兩間店的營收，建議在開第 2 間店之前就換。這時候資料量少，轉換成本也最低，之後展店可以直接沿用同一套設定。
Q4. 新增分店時，系統設定需要從頭來過嗎？
這要看系統的設定方式。在 Fitbutler 中，會籍、方案和職位權限都由總部統一管理，開新分店時把它加進會籍的可使用場館、替新員工選好職位就能使用，常態課表也能一鍵複製上週的內容。
